Image by Michael Schwarzenberger from Pixabay.com
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF z jednej strony zwiększy przejrzystość podatkową w naszym kraju, a z drugiej zautomatyzuje obieg faktur między firmami. Już od 1 lutego 2026 roku z Krajowego Systemu e-Faktur korzystają firmy z obrotami rocznymi powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia będą z niego korzystać pozostali przedsiębiorcy. Warto odpowiednio przygotować swoje biuro rachunkowe do takich zmian, aby usprawnić codzienną pracę i zadbać o dobre relacje z klientami. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF w biurze rachunkowym? O czym należy pamiętać?
Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym krok po kroku pozwoli dokładnie zapoznać się z tym systemem i jego funkcjonalnościami. Ważnym aspektem pracy w tym wypadku jest zarządzanie uprawnieniami, zwłaszcza że bez ich prawidłowego nadania nie będzie możliwości korzystania z systemu. W przepisach rozporządzenia Ministra Finansów określone zostały następujące rodzaje uprawnień:
Jeżeli chodzi o jednoosobowe firmy, przedsiębiorca ma do dyspozycji pełen zakres uprawnień, po zalogowaniu się podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Z kolei gdy spółka nie posługuje się pieczęcią kwalifikowaną z NIP-em, trzeba złożyć zawiadomienie ZAW-FA i wskazać osoby uprawnione do działania w Krajowym Systemie e-Faktur. Cały proces fakturowania staje się znacznie łatwiejszy w systemie wFirma, gdzie skorzystać można z integracji z KSeF! To doskonałe rozwiązanie praktycznie dla każdego przedsiębiorcy, bez względu na to, jakie są cele działalności gospodarczej.
Wspomniany program do fakturowania zgodny z KSeF znacznie ułatwia codzienność przedsiębiorców. Postawić można na import faktur bezpośrednio z KSeF, posiadając odpowiednie uprawnienia do pobierania dokumentów. Jak wykonać to zadanie? Proces importu odbywa się za pomocą następujących zakładek: Przychody - Inne przychody - Wersje robocze - Importuj z KSeF. Następnie wybieramy daty i dokumenty, które możemy zapisać jako wersje robocze lub zaksięgować. Warto zauważyć, że Krajowy System e-Faktur jest krokiem w stronę zautomatyzowanej i nowoczesnej księgowości. Biura rachunkowe muszą liczyć się zarówno z nowymi obowiązkami, jak i szansą na ułatwienie współpracy z klientami. Jeżeli chcemy całkowicie wykorzystać potencjał KSeF, warto przemyśleć zarządzanie uprawnieniami, edukować klientów w zakresie nowych rozwiązań i korzystać z narzędzi zintegrowanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Już teraz możliwe jest wypróbowanie KSeF bez limitów dokumentów i dodatkowych opłat, korzystając z systemu wFirma.
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF, przedsiębiorcy muszą wystawiać faktury w tym systemie. Jeśli dojdzie do błędów, poprawek dokonamy dzięki korektom, dlatego postawić warto na tzw. buforowanie faktur. Co to oznacza? Buforowanie jest przygotowaniem dokumentów w wersji roboczej, która zostanie zweryfikowana jeszcze przed wysłaniem. Każde biuro rachunkowe powinno wspierać swoich klientów, zapewniając im dostęp do platformy do fakturowania, gdzie możliwe jest samodzielne sporządzanie dokumentów. Księgowi z kolei mogą kontrolować poprawność faktur przez przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur. Warto zauważyć, że w systemie wFirma dodatkowo aktywujemy opcję wersji roboczych w ustawieniach metod fakturowania. Po zweryfikowaniu, dokument prześlemy do KSeF i pobierzemy urzędowe poświadczenie odbioru - UPO.
Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolskim systemem komputerowym, który ma za zadanie ułatwiać wystawianie faktur strukturalnych w firmach. Wiele firm korzysta z niego już od dłuższego czasu, zwłaszcza że obowiązek ten nie ominie prawie żadnego przedsiębiorstwa.
