Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym - o czym pamiętać?

Od 2026 roku wprowadzony zostanie obowiązek korzystania z KSeF w firmach. To wymusi na przedsiębiorcach zmianę sposobu przyjmowania i wystawiania faktur. W efekcie trzeba będzie dostosować współpracę z biurami rachunkowymi do nowych realiów. Jakie modele współpracy z biurem rachunkowym w tym zakresie mamy do wyboru? Czego dotyczą nowe zasady uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur?

Współpraca z biurem rachunkowym

Prawidłowe wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym ma ogromne znaczenie zarówno dla klienta, jak i biura rachunkowego. W tym wypadku do wyboru mamy cztery modele współpracy:

• Model 1 - klient nie nadaje dostępu do systemu KSeF dla biura rachunkowego - takie działanie może utrudnić zautomatyzowanie procesu obsługi księgowej. 
• Model 2 - klient nadaje dostęp do KSeF dla biura rachunkowego jako podmiotu - dzięki temu nie ma konieczności udostępniania swojego numeru PESEL, gdyż klientowi wystarczy NIP biura rachunkowego, przy czym można także liczyć na proste wykorzystanie integracji z KSeF. 
• Model 3 - klient nadaje dostęp do KSeF właścicielowi biura rachunkowego jako osobie fizycznej - jest to najbardziej polecane rozwiązanie, gdyż zmniejsza zawiłości w zakresie zarządzania uprawnieniami po stronie klienta biura. Dodatkowo występuje większa kontrola dostępu do KSeF wśród pracowników danego biura rachunkowego. 
• Model 4 - klient nadaje dostęp do KSeF wybranemu pracownikowi biura rachunkowego - to najmniej zalecany model współpracy z klientem, gdyż w biurze mogą występować rotacje pracowników lub ich nieobecności. Ponadto właściciel biura rachunkowego nie ma pełnej kontroli dotyczącej dostępu pracowników do konta klienta w KSeF. 

Wybór ostatecznego modelu współpracy jest zawsze kwestią indywidualną i zależy od danego przedsiębiorcy. 

Nowe zasady uwierzytelniania w KSeF - tokeny czy certyfikaty?

Warto zauważyć, że Ministerstwo Finansów wprowadza zmiany dotyczące sposobów uwierzytelniania użytkowników w KSeF. Jeśli chodzi o KSeF - token czy certyfikat znajduje tutaj zastosowanie? Obowiązujące aktualnie tokeny zostaną wycofane wraz z końcem 2026 roku. Zastąpią je tzw. certyfikaty KSeF, które zostaną wdrożone już na początku 2026 roku. Co warto wiedzieć na ten temat? Okazuje się, że certyfikaty będą funkcjonować jedynie jako środek uwierzytelniający w KSeF. Mają one za zadanie potwierdzać tożsamość użytkownika lub systemu łączącego się z Krajowym Systemem e-Faktur. Nie znajdziemy tu informacji o uprawnieniach, dzięki czemu będą one przypisywane niezależnie, bezpośrednio w systemie. Takie działania znacznie zwiększają bezpieczeństwo, gdyż certyfikaty opierają się na kryptografii asymetrycznej - to utrudni ich nieprawidłowe używanie. Poza tym nowy sposób uwierzytelniania pozwoli przedsiębiorcom korzystać z trybu offline - tzw. offline24. 

Faktury VAT RR w KSeF

Istotną kwestią dla wielu osób jest zagadnienie tj. rolnik ryczałtowy a KSeF. W takim wypadku stosuje się faktury VAT RR, które dotyczą zakupów dokonywanych od rolników ryczałtowych i są podstawą do potraktowania jako kwoty podatku naliczonego zryczałtowanego zwrotu podatku związanego z taką fakturą. Wprowadzenie konieczności stosowania KSeF sprawia, że już teraz warto przyjrzeć się regulacjom odnoszącym się do zasad wystawiania faktury VAT RR w Krajowym Systemie e-Faktur! Ustawa o VAT wskazuje, że rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów dla podatnika podatku, który rozlicza ten podatek, może postawić na zryczałtowany zwrot podatku w związku z nabywaniem niektórych środków produkcji dla rolnictwa opodatkowanych takim podatkiem. Co istotne, kwota zryczałtowanego zwrotu podatku w takiej sytuacji wypłacana jest rolnikowi zryczałtowanemu przez nabywcę danych wyrobów. Kim jest rolnik ryczałtowy? Najłatwiej mówiąc, jest to rolnik świadczący usługi rolnicze lub dostarczający produktów rolnych, korzystający ze zwolnienia od podatku zgodnie z przepisami prawnymi. Nie zapominajmy o tym, że kwotę naliczonego podatku stanowi zryczałtowany zwrot podatku wypłacany takiemu rolnikowi.