Image by Michal Jarmoluk from Pixabay
Moment, w którym nabywca może odliczyć podatek VAT z otrzymanej faktury, status rolników ryczałtowych w nowym systemie oraz sam proces wystawiania i odbierania dokumentów sprzedażowych i zakupowych to trzy zagadnienia, które w praktyce budzą dziś najwięcej pytań wśród przedsiębiorców. Poniżej przybliżamy, jak wyglądają te kwestie w świetle obowiązujących przepisów.
Zgodnie z ogólną zasadą, prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony powstaje w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę. Prawo do odliczenia VAT a KSeF nie ulega przy tym zmianie co do samej istoty, choć w przypadku faktur ustrukturyzowanych za moment otrzymania dokumentu uznaje się dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego w systemie. Warto podkreślić, że zgodnie z ugruntowaną już linią interpretacyjną organów podatkowych, nawet jeśli sprzedawca wbrew obowiązkowi wystawił fakturę poza KSeF, na przykład w formie papierowej lub PDF, nie pozbawia to nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile transakcja rzeczywiście miała miejsce i spełnione zostały pozostałe, ogólne warunki odliczenia określone w ustawie o VAT. W takiej sytuacji momentem uprawniającym do odliczenia pozostaje chwila faktycznego otrzymania dokumentu przez nabywcę, a nie moment, w którym powinien on trafić do systemu.
Specyfika działalności rolniczej sprawiła, że ustawodawca zdecydował się na odmienne potraktowanie tej grupy podatników w nowym systemie e-fakturowania. Rolnik ryczałtowy a KSeF to temat, w którym odpowiedź jest korzystna dla rolników – nie mają oni obowiązku korzystania z systemu, ponieważ to nabywca produktów rolnych, będący czynnym podatnikiem VAT, wystawia w ich imieniu fakturę VAT RR, a decyzja o tym, czy taki dokument trafi do KSeF, zależy wyłącznie od zgody samego rolnika. Rolnik ryczałtowy korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT i nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości ani samodzielnego wystawiania faktur, co dodatkowo odróżnia go od pozostałych podatników objętych nowymi przepisami. Jeżeli rolnik nie wyrazi zgody na wystawianie faktur VAT RR w systemie, nabywca może w dalszym ciągu dokumentować taki zakup w tradycyjny sposób, poza KSeF.
Codzienna obsługa dokumentów sprzedażowych oraz zakupowych w firmie wymaga dziś sprawnego poruszania się po nowych funkcjonalnościach systemu, obejmujących zarówno wystawianie, jak i odbieranie faktur. Faktury w KSeF dotyczące sprzedaży i zakupu obejmują pełen cykl obrotu dokumentami – od momentu wystawienia faktury sprzedażowej przez dostawcę, przez jej automatyczne udostępnienie nabywcy po nadaniu numeru identyfikującego, aż po możliwość zaimportowania takiej faktury zakupowej bezpośrednio do systemu księgowego danej firmy. Wystawianie faktur w systemie może odbywać się zarówno bezpośrednio przez bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF udostępnioną przez Ministerstwo Finansów, jak i za pośrednictwem komercyjnych programów księgowych zintegrowanych z systemem poprzez API. Uprawnienia do zarządzania fakturami sprzedaży i zakupu można przy tym nadawać zarówno konkretnym pracownikom danej firmy, jak i całym podmiotom zewnętrznym, takim jak biuro rachunkowe, co znacząco ułatwia organizację pracy przy większej liczbie dokumentów.
