Kiedy warto powierzyć swoją księgowość zewnętrznym fachowcom? Odpowiadamy

„Na tym świecie pewne są tylko śmierć i podatki” - miał powiedzieć Benjamin Franklin. Istotnie, organy skarbowe egzekwują zwykle wszelkie należności wobec państwa w sposób nieubłagany, a uchybienia w tym zakresie mogą jak wiadomo nieść ze sobą istotne konsekwencje. Prawidłowe prowadzenie księgowości jest więc jednym z najważniejszych dla każdego przedsiębiorcy zagadnień. Powierzenie tego zadania zewnętrznemu partnerowi to rozwiązanie spotykane coraz częściej.

Częste dylematy małego przedsiębiorcy

W momencie, gdy rozpoczynamy swoją działalność i jej skala nie jest jeszcze zbyt pokaźna, w związku z czym liczba operacji finansowych i generowanych przy tym dokumentów nie staje się jeszcze przytłaczająca, samodzielnie prowadzenie księgowości jawi się rozwiązaniem wartym rozważenia. Zwłaszcza, że przy dochodach nieprzekraczających 1,2 mln Euro można stosować uproszczone procedury, a poza tym nierzadko potrzeba czasu, by biznes zaczął się zwracać, toteż każda oszczędność wydaje się celowa. Pozostaje nam wówczas dokonanie zgłoszenia do CEDIG, zapoznanie się z prowadzaniem księgi przychodów i rozchodów, a także rejestracja do podatku VAT, jeśli dana działalność akurat nie podlega zwolnieniu z niego.

Warto jednak spojrzeć na to również z innej strony. Pierwszy okres zwykle jest tym, który wymaga wzmożonego zaangażowania w pracę we własnej dziedzinie – nasz czas jest więc wówczas szczególnie cenny i od tego jaką jego ilością będziemy dysponować, niejednokrotnie może zależeć nasz sukces. Tymczasem samo zapoznawanie się z zagmatwanymi przepisami pochłania go niekiedy sporo, tym bardziej, że nie są one niezmienne, a w dodatku praktyka nie raz pokazywała, że poszczególne urzędy potrafiły stosować odmienne interpretacje. Samodzielna księgowość może się więc stać rosnącą wraz ze skalą działalności kulą u nogi, zwłaszcza dla początkującego przedsiębiorcy, pomimo dostępności programów księgowych. Niejedno biuro rachunkowe, takie jak np. Calendaria, w odpowiedzi na te potrzeby służy więc nader szeroką pomocą, również przy rejestracji podmiotów gospodarczych.

Sprawa nie jest oczywista także z punktu widzenia większych firm

Do najczęstszych rozwiązań stosowanych w większych przedsiębiorstwach należy zatrudnienie etatowego księgowego. Ma ono oczywiste zalety, ale niekiedy ujawniają się także jego słabości. Dziedzina ta wymaga ciągłego doszkalania, by był on w stanie sprostać zmieniającym się przepisom i sytuacjom nietypowym, co niesie ze sobą dodatkowe koszty. To jest być może najważniejsza przewaga pracowników zewnętrznych biur rachunkowych – w toku współpracy z różnorodnymi firmami zyskują oni doświadczenie, jakiego nie da nawet znacznie dłuższa praca w roli księgowego jednego przedsiębiorstwa. To zaś pozwala w krótkim czasie rozwiązywać wszelkie problemy i znajdować najkorzystniejsze rozwiązania.

Podejmując współpracę z takim podmiotem zawsze warto jednak zweryfikować kwalifikacje i doświadczenie pracowników – trzeba przy tym pamiętać, że wszelkie certyfikaty wydawane są na konkretne osoby fizyczne.