Nie ma chyba w tych czasach osoby, która nie byłyby na imprezie lub wyjeździe firmowym. Szefowie obecnie prześcigają się w pomysłach, jak taki event pracownikom uatrakcyjnić. Jedni organizują wyjazd integracyjny z grami terenowymi, drudzy zabierają uczestników w świat Avengersów lub choćby naszego rodzimego PRL-u. Takie wydarzenia nie robią się jednak same. Za większością z nich stoi profesjonalna agencja eventowa. Z pewnością ciekawi jesteście, czym się taka firma zajmuje!
Gdy już zdecydujemy się na współpracę z agencją eventową, przydzielony zostanie nam event manager. To nikt inny jak osoba, która będzie zarządzać naszym wydarzeniem. Na początek wypyta nas o wszelkie szczegóły związane z naszym eventem. Jakie mamy plany? Jaki mamy budżet? Czy to ma być impreza dla samych pracowników czy z osobami towarzyszącymi? Czy event ma się odbyć na miejscu, czy na wyjeździe? W tym momencie wybierzemy również atrakcje oraz gry integracyjna dla naszych gości. Musimy bardzo sumiennie podejść do tematu, ponieważ od tego zależy powodzenie całej imprezy. Aby uniknąć ewentualnych komplikacji, event menager musi znać wszelkie szczegóły naszego zamysłu.
Następnie agencja eventowa przejdzie do działania. Zajmą się wszystkim tym, co ustalone zostało na pierwszych rozmowach. Znajdą dla nas salę, hotel lub restaurację, w której ma odbyć się nasz event. Zamówią także odpowiedni catering z uwzględnieniem wszystkich preferencji żywieniowych gości. Zadbają o konferansjera i animatorów, którzy obsłużą naszą imprezę. Przygotuję wszystkie atrakcje, zaplanują scenariusz oraz zabawy dla uczestników. Co ważne, dopilnują aby wszelkie szczegóły techniczne były dopięte na ostatni guzik. Nie może się zdarzyć, że zawiedzie nagłośnienie, oświetlenie czy rzutnik przygotowany na prezentację.
Jeśli szykujemy imprezę tematyczną, po stronie agencji eventowej będzie również udekorowanie miejsca imprezy. Niezwykle ważne jest bowiem wprowadzenie gości w odpowiedni klimat od samego początku. Możemy mieć pewność, że prowadzący oraz animatorzy również będą odpowiednio przebrani.
Dzień realizacji imprezy to kulminacja wszelkich działań. Dzięki współpracy z agencją eventową będziemy mieć pewność, że w momencie przybycia nas na miejsce wszystko będzie przygotowane. Praca agencji zaczyna się bowiem często już kilka godzin przed godziną zero. W trakcie trwania eventu reprezentant firmy eventowej będzie oczywiście dostępny na miejscu, pilnując aby wszystko przebiegało jak należy. Musicie wiedzieć, że często w trakcie eventów przytrafiają się małe wpadki i sytuacje awaryjne. Doświadczony event manager będzie potrafił zareagować i wymyślić wyjście z kryzysowej sytuacji w mgnieniu oka!
Czy są minusy wynajęcia agencji eventowej na naszą imprezę? Uparci z pewnością jakieś znajdą. Jeśli jednak organizując event chcecie spać spokojnie i być pewni, że wszystko przebiegnie tak jak należy – nie zastanawiajcie się ani chwili!
Materiał powstał we współpracy z agencją eventową z siedzibą we Wrocławiu - https://argentum-event.pl
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz